¿Sabes de qué se trata SAP ERP? ¿Tienes una empresa y has escuchado hablar de la importancia de integrar un sistema SAP a tu negocio? Antes de aventurarte a realizar una implementación SAP, es necesario que tengas un conocimiento previo acerca del sistema.
Te explicaremos qué tipo de sistema es SAP. También queremos que conozcas sus ventajas y desventajas.
SAP es un paquete ERP desarrollado a medida de las empresas
Para comprender SAP, primero debemos entender lo que es un ERP.
ERP (Enterprise Resource Planning) es un programa que gestiona de forma centralizada los procesos que suceden dentro de una compañía. Eso significa que haciendo uso de un ERP es posible administrar toda la empresa con un solo sistema y por ende, éste debe desarrollarse internamente y a medida.
SAP es uno de estos ERP y es proporcionado por una de las compañías de software más grandes en el mundo.
Módulos que se encuentran integrados a SAP
SAP consta de varios módulos; algunos de ellos pueden ser comunes entre varias empresas debido a la organización típica que existen entre cuando se conforman; sin embargo, SAP se caracteriza porque estos módulos pueden ser modificados: ya sea agregando, o quitando elementos al programa; todo depende de lo que se requiera en la empresa de manera interna.
Algunos de los módulos SAP son:
- Módulo de contabilidad y finanzas
El módulo de contabilidad es un módulo que gestiona procesos relacionados con la contabilidad financiera y la contabilidad de gestión, y se divide en contabilidad externa y contabilidad interna.
- Módulo de ventas y distribución
Cómo su nombre lo indica, se encarga principalmente de la gestión de ventas y gestión de distribución e inventario. Además, la gestión de inventario está vinculada a la distribución que hay de productos permitiendo una comprensión fluida de la situación actual de la empresa, mejorando la eficiencia de las operaciones.
- Módulo de recursos humanos
El módulo de recursos humanos se encarga de la gestión de personal. Tiene la función de administrar de forma centralizada a todo el personal, como contratación, jubilación, cambio de departamento o cargo y gestión de asistencia.
Sin la aplicación de este módulo, si deseas administrar la información de recursos humanos solo con capital humano, necesitarías tener a varias personas a cargo, pero con el apoyo del sistema, es posible administrar ésta área con una cantidad mínima de personas.
- Otros módulos
Además de los módulos presentados hasta ahora, hay funciones como gestión de proyectos, control de calidad y control de producción y de los cuales hablaremos en próximas entradas al blog de Xamai.
¿Cuáles son las ventajas de implementar SAP?
Ya te brindamos una descripción general de SAP, pero puede ser difícil imaginar los cambios que realmente se verán en tu empresa si decides realizar la implementación de éste. Por ello, a partir de aquí, te explicaremos a detalle los cambios y beneficios que se pueden obtener al introducir SAP.
La reducción de costes orientada a futuro
Si la gestión centralizada de datos se hace posible, el análisis de la información se puede realizar mientras se extraen datos en tiempo real, de modo que la toma de decisiones estratégicas se facilita.
Si se introduce SAP, los datos de cada departamento estarán vinculados y no hay preocupación de que los datos adquiridos sean inconsistentes. Mirando hacia el futuro, es esperar una reducción significativa en los costos laborales al mejorar la eficiencia del trabajo.
Vigilancia completa de movimientos sospechoso
SAP está diseñado para que la ID de usuario y el historial de trabajo permanezcan vinculados al realizar un trabajo que implique cambios de datos; por lo que, no hay riesgo de que la compañía sea afectada en su base de datos por alguien con acceso a los módulos.
En el improbable caso de cambio indebido, el historial de trabajo visualizado permitirá una respuesta rápida y esa es de las ventajas de SAP más importantes: la seguridad.
La implementación evitaría fronteras comerciales y aumenta la confianza
SAP es un sistema que se maneja en todo el mundo y cumple con los estándares de calidad y certificaciones internacionales; es un sistema que se puede introducir de manera segura no solo en México si no en negocios transfronterizos. Una herramienta necesaria en la inteligencia de negocios.
Se puede decir que la gestión comercial que introduce SAP es eficaz para prevenir obstáculos comerciales, generar confianza en la empresa y desarrollar negocios en cualquier parte del mundo.
¿Cuáles son las desventajas que hay que entender antes de implementar SAP?
Empresas de todo el mundo confían en el sistema, pero hay desventajas de SAP que se deben considerar antes de la implementación, pues puede que no sea beneficioso para todas las empresas. No ignores las desventajas que pudieran aparecer y considera cada una antes de optar por esta planificación de recursos empresariales.
1.- Alto costo inicial, gran obstáculo para implementaciones
La introducción de SAP ayuda a tener reducciones significativas de costos hablando a futuro; pero, habrá costos de SAP iniciales que debes considerar como un gasto importante de inicio como:
- Tarifas de licencia;
- Costos de servidor y
- Tarifas de construcción del sistema.
Además, si necesitas funciones adicionales que se adapten a tu negocio,tendrá costos adicionales de desarrollo de funciones.
Tanto para la implementación local como en la nube, el costo inicial debe estimarse en al menos alrededor de 70 mil dólares. Incluso si se trata de eficiencia operativa y optimización de costos, parece que los obstáculos para la introducción son altos para las PYME (pero cabe mencionar que también hay opciones más asequibles para ellas).
Como propietario de una empresa, debes analizar diversas opciones; en este caso podrías averiguar las funciones de Oracle o algún otro ERP que pudiera adaptarse a los sistemas de tu negocio. Siempre pide la información detallada a tu correo electrónico.
2.- Poca comprensión de SAP e incorrecta implementación.
SAP es un producto elaborado a medida de los clientes para mejorar la eficiencia empresarial, y debe ser un software que sea correctamente manejado por los empleados. El conocimiento de cómo trabajar con SAP es esencial para el uso adecuado del sistema posterior a la implementación.
Para ello, es de vital importancia ir de la mano con una consultoría SAP ERP que ayude al equipo resolviendo dudas. Además, es importante seleccionar un líder de proyecto adecuado para operar SAP. Si pertenece a la organización, es más probable que sea mucho más fácil la comunicación interna.
Es importante seleccionar personal que tenga conocimientos de SAP para hacer el mejor uso de todo el software.
3.- ABAP es esencial para SAP
El conocimiento de ABAP (Advanced Business Application Programming), un lenguaje de programación utilizado solo por SAP, es indispensable para el desarrollo del sistema SAP.
Trabajar con SAP requiere personas con conocimientos de ABAP, pero a diferencia de lenguajes tan conocidos como Java, no hay muchos ingenieros que puedan manejarlo. Además, a pesar de la pequeña cantidad de ingenieros que pueden manejar ABAP, la necesidad de dominar este lenguaje está aumentando, por lo que es un valor agregado.
Si deseas mantener bajos los costos, parece necesario considerar capacitar empleados que sean altamente competentes en ABAP.
Ahora que conoces SAP, ventajas y desventajas y cómo funciona dentro de la empresa, podrás determinar si en tu compañía la implementación puede ser factible o no. Ante cualquier duda acércate con un consultor Xamai que podrá guiarte en este camino.
Síguenos en nuestras redes sociales y no te olvides de compartir este contenido.