La gestión de inventario, es la correcta administración del material que las empresas necesitan para la compra y venta de mercancía y la gestión de las actividades de preparación previas a ello; es muy importante tener un stock de materiales para una administración eficaz.
Para poder conocer a detalle y obtener más información de los productos que hay en existencias en una organización, es necesario administrar adecuadamente el inventario de materiales y que todos los productos puedan ser abastecidos en el lugar y en el momento requerido.
Los procesos para que esto suceda, suelen ser muy complejos; sin embargo, con la tecnología SAP, los almacenes pueden tener mejor disponibilidad de información y generar reportes más certeros que facilitan el orden, el control y todos los movimientos relacionados con la necesidad de la empresa.
¿Qué es un inventario?
Hay varias definiciones de inventario, pero como idea general, se puede expresar como una relación detallada y ordenada de todos los elementos que están en existencia y son parte del patrimonio y los recursos de una empresa.
Esto incluye no solo los productos finales que se pueden vender, sino también las piezas, la materia prima, y todo aquello que el negocio genera para sí misma, y para la fabricación de sus productos.
Por lo que es necesario tener el máximo control de un inventario y así poder gestionar los artículos de una manera correcta.
La importancia de la gestión de inventarios
Es importante señalar que SAP Business One ofrece la posibilidad de realizar la gestión de un stock empresarial a través de un inventario permanente. De esta forma los usuarios conocen con precisión cuántos productos hay en el almacén, la disponibilidad de cada uno, los requerimientos para la adquisición de insumos, etc.
Recordemos que este control representa dinero invertido en el negocio y si por alguna razón los bienes han dejado de venderse, el exceso de inventario ejerce presión sobre los fondos y los retrasos en el suministro, lo que reduce la satisfacción del cliente.
Es siempre necesario reevaluar el sistema de gestión de inventario y sus operaciones que tiene una empresa, y siempre mantener actualizados los sistemas. En la actualidad la gestión de inventario mediante un ERP como SAP permite optimizar los activos comerciales de una empresa.
Control de inventario
Cualquier empresa que vende bienes o productos ha estado gestionando el inventario desde sus inicios. Y generalmente sobre el camino crea un sistema de gestión completo con reglas basadas en muchos años de experiencia. Pero para fines de gestión de inventario, profundizaremos en este tema de vital importancia para cualquier negocio.
¿Qué significa administrar el inventario?
En palabras simples es conocer a detalle cuál es la situación correcta del inventario de una empresa. Hacer un seguimiento de su inventario es la prioridad número uno que debe tener una compañía para evitar faltantes o un exceso de inventario cuando la demanda está disminuyendo.
Una vez que la persona encargada de almacén tiene pleno control del inventario, el siguiente paso es ajustarlo de manera correcta. Lo ideal es buscar cierta cantidad de inventario para evitar una escasez de suministros, pero esto a su vez generaría costos más altos. Esto se debe a que requieren lugares con mayor capacidad de almacenamiento y más personal a cargo.
En términos de costo, siempre es mejor tener el inventario mínimo, pero suele ser el más difícil de ajustar. Si el suministro de materias primas es inestable, hay casos en los que es necesario preparar inventarios adicionales de materia prima en previsión de esto.
No solo basta con conocer el inventario
Si no se agrega un valor al administrarlo, conocer los materiales en el inventario no será suficiente. Es necesario reducir los costos de inventario interno, lograr un suministro estable y suavizar el flujo de bienes y productos, incluyendo el supply chain.
Principalmente se esperan dos resultados:
- Reducción de los costos de inventario y distribución,
- Mayor velocidad de suministro de productos.
Implementación del sistema de gestión de inventario
Es en esta parte, cuando aparece el poder de las TI y su ayuda para lograr un proceso eficaz en la gestión de inventarios. Echemos un vistazo a su importancia:
La importancia de un sistema de gestión de inventario
Sabemos que la gestión de inventario ha existido desde los días en que no existían las computadoras. La valoración, confirmación visual y registro de recursos se realizaba en un libro mayor. ¿Cuáles son los beneficios de TI en este sentido?
- Información en tiempo real: Con el uso de códigos de barras y códigos QR, es posible saber cuándo entra y sale cada artículo del almacén con un registro rápido y certero.
- Certeza de los datos: El uso de ERP ayuda a eliminar los errores de entrada y de conteo, como puede tener un libro mayor escrito a mano.
- Aplicación de datos de gestión de inventario a otros campos: Ofreciendo una retroalimentación a otras áreas como producción y ventas.
- Visualización de existencias: Al capturar todas las actividades y la distribución como datos, es posible captar visualmente no solo el movimiento de mercancías en el almacén, sino también el movimiento de inventario, incluido el movimiento de mercancías dentro y fuera del almacén.
¿Cuál es el propósito de la gestión de inventarios?
Uno de los objetivos del sistema de gestión de inventario es la búsqueda de una TI completa y eficiente. Sabemos que se requieren muchos años de experiencia e intuición para la gestión de inventario, habrá efectos adversos como retrasos en las operaciones cuando los empleados con mayor experiencia están ausentes.
En ese momento pueden ocurrir problemas que la empresa no necesita. Uno de los propósitos de TI es eliminar esos efectos nocivos eliminando habilidades y estandarizando operaciones.
En otras palabras, utilizando herramientas como SAP cualquiera puede administrar el inventario desde una computadora. Esto nos permite administrar el inventario con menos personas y mayor eficiencia.
En el pasado, la gestión de inventario desempeñaba un papel importante en la contabilidad, como el control de los activos de inventario. En el futuro, los datos podrán utilizarse para la previsión de inventario y simulaciones de optimización.
ERP y gestión de inventario
Mucha gente sabe que el ERP es un sistema para optimizar los recursos comerciales de una empresa. Pensemos en la gestión de inventario desde ese punto de vista.
El inventario es un activo presente en la empresa.
El inventario no es solo un proceso de almacenamiento temporal de productos antes de que se vendan o materias primas antes de la producción. El inventario es la fuente de ventas y es un activo comercial.
Al administrar correctamente el inventario, el costo se puede reducir tanto como sea posible y los datos recabados se pueden utilizar en actividades como producción, distribución y ventas.
La gestión de inventario se posiciona como una estrategia comercial en lugar de una tarea más que realiza la empresa. Por lo tanto, se recomienda utilizar SAP ERP, que es un sistema para optimizar la gestión de activos. La gestión de inventario mediante SAP ERP facilita su uso eficaz para las empresas.
Optimización de la empresa y en su cadena de suministro
Hasta que haya una evolución real en la optimización de la empresa en su conjunto y de toda la cadena de suministro, puede que no sea posible decir que la optimización del inventario ha progresado en el verdadero sentido de la palabra.
El impacto empresarial positivo de la gestión de inventario también es limitado recordemos que el objetivo final e ideal es capturar el flujo de inventario dentro de la cadena de suministro.
Además, es importante saber cuales son los datos y movimientos que pueden optimizar las actividades de todo el negocio y continuar implementando medidas efectivas. El primer paso sería la gestión de inventario con ERP.
La gestión de inventario equivale a una gestión empresarial.
La gestión de inventario tiende a ser incorporada activamente a la gestión corporativa. Por eso, es importante no solo introducir TI a la gestión de inventarios, sino también tener una relación con ERP SAP para la optimización de los activos de gestión.
Dado que SAP se puede tener en la nube, será posible realizar un sistema total de gestión de inventario que incluya producción, ventas y contabilidad con un plazo de entrega breve.
La operación de ERP basada en la nube es útil como socio para considerar estratégicamente la gestión de inventario.
SAP Business ByDesign apoya a las pequeñas y medianas empresas que tienen prisa por expandir su negocio. Se puede introducir de inmediato, e incluso con un número limitado de personal de TI, se puede practicar la gestión de inventario, incluida la planificación de recursos.
¿Por qué no aprovecha esta oportunidad para expandir su pensamiento más allá de la gestión de inventario a la gestión empresarial?
Gestión de inventario en tiempo real mediante tecnología in-memory
SAP proporciona SAP Integrated Business Planning (SAP IBP), que es una solución equipada con funciones como previsión de demanda y planificación de ventas, optimización de inventario, planificación de suministro, de producción y supervisión de la cadena de suministro.
Este SAP IBP está optimizado para SAP HANA, que permite el procesamiento de alta velocidad utilizando una base de datos en memoria y cuenta con capacidades de procesamiento de datos de alta velocidad en tiempo real.
En un ERP convencional, existen problemas como la degradación del rendimiento cuando se actualizan varias tablas, detalles y resúmenes; incluso llegan a existir bloqueos de tablas cuando se procesan grandes cantidades de información.
Como resultado, el procesamiento solo se puede realizar por la noche, cuando no hay impacto en el procesamiento de almacenamiento y envío, lo que dificulta la realización del verdadero procesamiento en tiempo real.
Al resolver estos problemas con la mejora significativa en el rendimiento del procesamiento de SAP HANA, es posible hacer una gestión de inventario en tiempo real, sin tiempos muertos al hacer coincidir siempre los datos del sistema con el inventario real.
Además, al integrar estas soluciones en ERP, es posible tener una vista panorámica no solo de la cadena de suministro sino de toda la gestión, y administrar de manera centralizada y eficiente los recursos de la empresa.
Integración con SAP S 4HANA
El ERP de última generación de SAP, SAP S 4HANA, funciona con SAP IBP. Al vincularse con SAP S/4HANA, la información de marketing, ventas, adquisiciones, producción y logística de alta precisión se puede reflejar en SAP IBP en tiempo real, lo que permite respuestas rápidas y precisas a las fluctuaciones del mercado.
Si es posible captar información y señales como la desaceleración del mercado y la disminución de la demanda de los clientes y gestionar de forma centralizada la información de gestión, podemos esperar evitar situaciones como tener una gran cantidad de excedentes de inventario.
Al utilizar estas tecnologías, es posible realizar una utilización eficiente de los recursos de gestión.
Si la velocidad de coordinación de varias informaciones de gestión es lenta, no será posible responder con precisión en el tiempo y la cantidad requerida por el mercado y los clientes, lo que generará pérdida de oportunidades, exceso de inventario y disminución del flujo de efectivo.
En el entorno empresarial actual, donde se requiere rendimiento en tiempo real, el procesamiento de alta velocidad mediante bases de datos en memoria es una de las grandes fortalezas de SAP HANA, y SAP S/4HANA y SAP IBP optimizados para SAP HANA.
Uso eficiente de los recursos de gestión a través de una gestión precisa del inventario
Cuando se recibe un producto, se convierte en inventario, y cuando se realiza un pedido, el producto se envía desde el inventario.
Si se pierde este saldo y se produce un exceso de inventario, tendrá el efecto de aumentar los costos de inventario y reducir el flujo de efectivo.
Por otro lado, si el inventario es demasiado bajo, se agotará y la empresa perderá oportunidades comerciales y la confianza del cliente.
En este sentido, el inventario es el punto de partida de la logística, y su adecuado manejo es la base de la gestión empresarial.
La comprensión en tiempo real del inventario correcto y la integración con SAP ERP para administrar el inventario en coordinación con el entorno externo en constante cambio, como el mercado y las tendencias de oferta y demanda, conducirán a una gestión eficiente de los recursos de gestión corporativa.
Suscríbete al newsletter y no te olvides de compartir este contenido.